導入事例
導入学園

Q１.　予算執行プラス導入の決め手は？

『他社製品と比較して、予算執行プラスがベストだと判断。』

予算執行プラスと他３製品、計４社のシステムをトライアルで利用して比較検討しました。予算執行プラスでは、１つの画面上で明細を入力しながら証憑のアップロードが完結できるのに、他製品は他の画面から添付してくる必要があったり…ささいなことかもしれませんが、70名以上の教職員が申請し、申請１件につき５人ほどが承認するので、学校全体で操作する合計時間を考えると、余計なひと手間がないほうがいいと思いました。また、出金だけでなく入金伺ができる点も決め手ではあります。　

〈学校会計〉システムとのデータ連係を考えても予算執行プラスが最適だと思います。伺書申請の電子化を検討されている学校におすすめしたいです。

Q２.　ペーパーレス化によるメリットは？

『監査時の書類検索の時間も削減。』

年間3,500件の申請書類をファイリングするには、10ｃｍ幅のファイルが８冊は必要でした。今はすべてシステム内にデータとして保存されているため、ファイル自体が必要なくなりました。以前は、会計監査の際に会計士の先生から書類を見せてほしいと言われたら、大量の保管書類の中から探し出し、終わったらまた元に戻していました。今は伝票の摘要に伺書の番号を自動入力するよう設定しているため、システム内で検索するだけで見ることができます。会計士の先生にもシステムにログインしていただけるようにしているため、気になるデータがあればご自身で検索して確認いただいています。

ペーパーレスによって紙代、インク代、ファイル代のコスト削減に加え、ファイリングの手間や保管場所の確保、さらに該当書類を探し出すといった苦労もなくなりました。

Q３.　電子化による申請者のメリットは？

『記入や計算の手間が大幅削減。』

電子化した当初は慣れないことで混乱があり、「用紙のほうがよかった」「入力の仕方がわからない」といった声も多かったですが、今では問題なく入力してもらっています。紙の申請用紙を使っていた時は、経理が最終処理する（正）と予算管理している教頭が保管する（副）が必要だったので、申請者は同じ内容を２枚記入していました。電子化により、購入する物品の単価と数量を書いて小計を出す必要もないですし、アルファベットや長い製品名なども購入サイトからのコピペで済みます。さらに、経路検索機能が搭載されてからは、駅名を入れるだけで交通費が自動で入力されるので、便利になったと思います。

Q４.　電子化による承認者のメリットは？

『決算時に所属別の実績がシステムで自動集計され、便利さを実感。』

「導入してよかった」という声が一番多かったのは、決算の時に所属別の実績がシステムから出せるということでした。理科や数学といった各部で年間の実績報告書を提出する必要があるのですが、これまでは申請書類を１枚ずつめくって確認して、科目ごとに集計するという作業を年度末の忙しい時期に行うのが大変でした。これまで何時間もかけて計算していた作業が、システムならクリック１つで済み、便利さを実感してもらえたようです。

Q５.　電子化による経理担当のメリットは？

『伺書・証憑の管理、伝票作成の一連の作業が効率化。』

以前は申請書類の仕分け作業が必要でした。旅費精算やクラブ費、立替による物品購入、各銀行やネットバンク、郵便局への振込ごとにそれぞれファイリングし、ある程度たまったら処理していました。電卓をたたいて計算ミスがないか確認してから、システムの伝票に手入力していました。さらに、別の者がまた用紙をチェックし、入力ミスがないかもチェックするダブルチェックの必要がありました。その後も、立替精算、支払処理、伝票生成、内部予算の計算ととにかく紙でまわってきたものは計算と転記が必要で、その度にミスがないかのチェックをするので伺書１枚に対して何度チェック作業が発生していたかわかりません。

最初から伺書をシステムで入力するようになってからは、伺書の時点で金額と科目さえチェックすれば、その後に計算や転記による人的ミスの心配がなくなるため、チェック作業も必要なくなりました。また、電子化によってファイリングする必要もなく、システムの画面上でソートするだけで一覧表示されます。たとえば未処理の中から銀行振込のものだけ抽出して、振込期限が近いものを確認するのも容易です。