導入事例 － レーザーキッズ
学校法人八郷学園 エンゼル幼稚園 様
料金計算から領収書作成まで。
これまでの手間は何だったのかと思うほど業務効率を実感。
導入製品 ：
LeySerKids ＋ 納付金管理オプション
はじめに
～学校法人八郷学園 エンゼル幼稚園のご紹介～
子どもたちにとって、本当に大切なものは何かをいつも考える幼稚園でありたい。エンゼル幼稚園は、生涯教育の原点として『幼児教育』の大切さを常に真摯に受け止めながら、昭和30年の創立以来続く、豊かな経験と実績を生かした教育内容で、子どもたちの個性や可能性の芽を大きく伸びやかに育んでいきたいと思います。
Q１. LeySerKidsの納付金管理で改善された業務は？
『全銀協フォーマット対応でデータ作成が簡単。』
18年前から現金集金は行っておらず用品代金もすべて引落のみです。園児情報と料金管理は同じメーカーの異なるシステムを利用していて、さらに保育料・園行事関連・用品代・預かり保育料と４つに分けてExcelからシステムに取り込んでいました。金融機関ごとに引落フォーマットが異なるので、それぞれのデータを作成するのも手間でした。
LeySerKidsは全銀協フォーマットに対応しているので、これまでの苦労はなんだったのかと思うくらい簡単になりました。
『480名分の明細書作成が劇的に変化。』
保護者への明細書を１人分ずつ作成し、用紙１枚に４名分を印刷しカットして並べ替え、２人で読み合わせて内容を確認後、さらに担任にも見てもらうという三重チェックを毎月行っていました。
LeySerKidsの導入により、紙への打ち出しが必要なくなり、とにかく楽になりました。明細内容は一覧で出せるので、担任も一覧表でチェックできるので確認作業が短縮されます。
明細書だけに限らないのですが、ほとんどのものをアプリ配信に変えたことで、出力した用紙を折って封入するという手間がなくなったことに加え、毎月大量に必要だったコピー用紙やインク代などの経費削減にもつながりました。
Q２. 申込管理や料金計算といった業務も改善できましたか？
『保護者が注文しやすく、注文履歴を見れるのもよい。』
保育料に加えて写真代、用品代などもボタン１つで計算できるので大変楽になりました。
用品注文は以前は電話で受け付けたり、Googleの申込フォームを利用していたのですが、サイズなどにチェックを入れ忘れる保護者が多く、結局お電話して確認するといった手間がありました。
LeySerKidsのアプリ注文に変えたことで、販売している用品の写真も載せられますし、保護者は購入しやすく注文履歴も閲覧できますし、双方で注文内容の確認ができる点が良いと思います。
『計算から領収書作成までシステムにお任せ。』
預かり保育は申込制ではなく、登降園の打刻から延長時間だけ料金計算するという形でした。
アプリで預かり保育の予約をしていただくようになってから、保護者が自分のスマホでその日の預かり時間を確認できるので、金額との照らし合わせもできます。
また、以前は領収書のデータを手打ちしていましたが、LeySerKidsは利用時間から自動計算して領収書の作成までできるので、計算や入力時の人的ミスがなく助かっています。
Q３. 保護者の反応はいかがでしたか？
『請求額のアプリ配信で引落がスムーズに。』
領収書が紙でなくアプリ配信に変更になったことについて、問合せは１件もありませんでした。
以前は、残高不足で引落できなかった保護者に対して一人ずつメールで連絡していました。LeySerKidsなら金融機関からの結果データを取り込むだけで、引落の完了／未完了をすぐに確認でき、再度お知らせが必要な人だけを対象に一度に配信できます。ただ、アプリ配信によって保護者が請求額を確認しやすくなったおかげか、LeySerKidsを利用開始した月に引落不能だったのは一人という驚くべき変化がありました。18年間引落を行ってきた中ではじめてのことでした。
エンゼル幼稚園に入園させて良かったと思うことは？という保護者アンケートで、「アプリがあって良かった」と何名かが回答されていました。用紙の紛失といった心配がなくスマホでいつでも確認できる点が好評のようです。
Q４. お知らせ配信機能についてお聞かせください。
『アプリなので緊急連絡も素早く確実。』
別システムのメール送信機能を使っていましたが、一斉配信しかできず不便でした。迷惑メールに振り分けられ保護者から届いていないと言われることも多かったですし、メール内に確認ボタンがあるのですが押し忘れる方も多く、開封状況が正確にわからないという悩みもありました。
LeySerKidsはアプリなので届かないということもなく、保護者は新着に気づきやすく、閲覧状況も把握できるので、緊急のことは未読の方だけに電話するという対応がしやすくなりました。
コロナの時は、休園など色々な連絡を瞬時に送らないといけないので、クラスごとや学年ごとなど選択して配信できるLeySerKidsに変えておいて本当に良かったと思いました。
Q５. その他の機能の利用状況を教えてください。
『指導要録も保育日誌もアプリで業務効率化。』
指導要録も以前は手書きでしたが、アプリの利用で同じようなことはコピーできますし、欠席連絡から出席日数も自動反映できるので、先生の負担を大幅に軽減できました。
保育日誌については、16クラスの各担任に園長コメントを書いて返していたので、確認ボタン１つで済むアプリ利用するか最後まで悩みましたが、園全体の業務負担の軽減と考え利用しています。
クラス便りも、これまで担任に手書きしてもらったものをパソコンに打ち込むということをしていましたが、先生間でやり取りができる業務ボードで送ってもらって、それをコピーしてアプリ配信に利用しています。
『子ども達を園全体で見守るためにもアプリで情報共有。』
園バス利用や検温報告なども、45人の先生全員が先生用アプリを使って閲覧しています。
保護者からのメッセージに関しても権限設定で閲覧者を限定するのではなく、全員が見れるようにしています。園児数が多いのですが、担任だけでなく園全体で子ども達を見守るという伝統があり、保護者からの連絡を共有することで、気にかけてあげる必要がある園児を先生全員が見守ることができます。まれにクレームもありますが、それを見て自分も気を付けようと思えばよいので、悪いことではないと思っています。
