導入事例 － レーザーシステム・LeySer Connect
学校法人 八千代松陰学園 八千代松陰中学校・高等学校 様
複雑な「就学支援金」と、毎朝の「欠席電話」
２つの課題をレーザーで解決。
導入製品 ：
LeySer Connect 
〈学費管理〉システム＋〈学費管理〉プラスはじめに
～学校法人 八千代松陰学園
八千代松陰中学校・高等学校のご紹介～
豊かな自然に囲まれた広大なキャンパス。県下有数の最新教育施設を備えた八千代松陰中学・高等学校。「さわやかな印象」「はつらつとした行動」「ひたむきな姿勢」をスクールカラーとして生徒一人ひとりの「持ち味を生かす教育」を行っています。
〈学費管理〉システム＋〈学費管理〉プラス
学納金の管理システムの見直しから着手。
Q. レーザー製品導入のきっかけを教えてください。
『就学支援金と預り金の通知書に対応。』
以前使っていた学費システムは就学支援金に対応していなかったので、自分たちでExcelやAccessを用いて別途管理することで対処していました。受給者台帳から情報を吸い上げられたらいいなと思っており、学費の就学支援金管理をなんとかしたいと考えたときに、メシウスさんからの学費システムのDMに「就学支援金に対応」と書いてあったことを思い出しました。メシウスさんは何度か営業に来られていて会社名も知っていたので、連絡させていただきました。
就学支援金についてうたっている他社システムはあまりなく、お話を聞くならメシウスさんと決めていたので、他社製品と比較検討はしていません。実際にシステムの説明を聞いて、やりたいことを実現する機能が備わっていると確認できたので導入を決めました。１年間運用してみて、支援金の結果通知が出せた、年度末の預り金の個別計算の手紙が出せた、こ２点で使っていけると確信しました。
Q. 〈学費管理〉プラスで学納金情報は配信されていますか？
『お金まわりの連絡をペーパーレス化。』
〈学費管理〉プラスを導入してから、学納金に関するお知らせもアプリで連絡しています。これまでは督促状を紙で出力して中学生は自宅に郵送ですが、高校生は担任から生徒に渡してもらうので、封入したら担任の先生を探してお願いしてまわる必要がありました。お金のこと、しかも未納というデリケートな内容なので、渡し間違いなども心配でした。生徒に渡すこと自体を嫌がる保護者もいらっしゃるし、生徒から保護者に渡されていないということもあるので、アプリ通知できるようになってよかったです。督促状だけでなく、就学支援金の結果なども一部ペーパーレス化し、紙との使い分けをしています。
LeySer Connect
欠席連絡以外の機能も活用し業務改善中。
Q. 改善したい業務はありましたか？
『保護者から欠席連絡アプリ導入を望む声が高まる。』
欠席連絡の電話応対をなんとかしたいと思っていました。中学と高校あわせて生徒数2,700名以上なので、欠席や遅刻など朝の受電は毎日100件ほどはあります。インフルエンザなど感染症が流行る時期だと200件近くにもなりますが、職員も感染すると電話応対できる人数が極端に減ってしまうので、電話応対に限界を感じていました。保護者から「電話でしか受け付けてもらえないのか？」と聞かれることも増え、学校評価アンケートでは特定の連絡アプリをすすめる記載さえありました。
Q. Connect導入の決め手を教えてください。
『信頼できる会社の信頼できる製品だと証明。』
先に導入した〈学費管理〉システムがうまく稼働したことで、先生方にも信頼できる会社の信頼できる製品だと証明でき、欠席連絡もレーザー製品を使いたいということで話をすすめました。〈学費管理〉システムが学校で使うはじめてのクラウドシステムだったのですが、問題ないというのがわかってもらえたので、クラウドでデータ管理することに対しての拒否感がなくてハードルが下がったこともよかったと思います。
欠席連絡機能が教務システムについているものも数多くありましたが、確実に連絡を受け取れることを重視し、生徒数が多いことから従量課金制ではないサービスが適していると判断しました。
Q. Connect導入後の感想をお聞かせください。
『業務改善だけでなく保護者満足度も向上。』
導入前は7名～10名で７回線ある電話の応対にあたっており、電話応対のために朝も早めに出勤しているような状態でした。アプリ連絡になってから、その時間帯をほかの業務にまわせるようになり、時間的な余裕がうまれたことで人員の割り振りや次に改善すべき点などを検討できるようになってきました。
先生方はこれまで、職員室の壁に貼りだされた欠席一覧表を見るしかなかったですが、教室に行ってから、欠席連絡を閲覧しつつ、実際に登校している生徒の顔と照らし合わせできるので便利になったようです。
今は共働きのご家庭も多いので、保護者にとっても決められた時間にしかかけられない電話よりもアプリのほうが楽でしょうし、Connectは保護者だけが欠席連絡機能を使えるように制御できる点もよいと思います。
Q. Connectの他の機能もご利用いただいていますか？
『お知らせ、注文管理、入学手続と用途を拡大中。』
導入当初は保護者に欠席連絡だけ使っていただく予定でしたが、さまざまな機能があるので生徒にも利用してもらうようにしています。
まず、学園通信など学校からのお知らせはネット掲示板のようなシステムを20年以上利用してきましたが、Connectにお知らせ配信機能があるので新年度からはConnect一本にすることにしました。また、土曜日に開講の生徒が各自で申し込みをする、探求系の講座申込や請求に別のシステムを利用していましたが、Connectの申込機能を利用し、さらに〈学費管理〉システムに取り込めば請求処理ができるので移行段階です。徴収を口座振替にしぼれることで管理しやすくなると思います。
また、入学手続についても今後は用紙ではなくConnectからの提出に切り替える予定です。
LeySer Connectの詳細は 製品紹介ページ をご覧ください。
レーザー〈学費管理〉の詳細は 製品紹介ページ をご覧ください。