導入事例 － LeySerプラス
学校法人千代田学園 大阪暁光高等学校 様
導入コストがデジタル化を後押し。
請求通知書も預り実績報告書も、紙に比べてコストと時間を大幅カット。
導入製品 ：
学費管理プラス
はじめに
～学校法人千代田学園
大阪暁光高等学校のご紹介～
生徒一人ひとりが大切にされるあたたかい学校、大阪暁光高校はそんな学校づくりを目指しています。学校は“学び成長する場”であり、主人公は生徒です。一人ひとりには無限の可能性があります。生徒が輝く場、それが暁光です。
Q１. 〈学費管理〉プラスの導入を検討された理由を聞かせてください。
『時代に合わせてデジタル化へ。』
〈学費管理〉プラスを導入する前は、保護者への請求通知書などは紙媒体でした。窓付き封筒に入れて、各家庭に郵送もしくはクラスルームで生徒に手配りしていました。
４期分納の授業料通知に加え、諸費用の請求、年間5回～6回は各種通知書と督促状に関する業務があり、課題もあったので、時代に合ったデジタルに変えていきたいとかねがね考えていました。
それに、紙媒体では紛失の問題があります。生徒から保護者に渡されていない、保護者は受け取った気がするけど見当たらない、といったことが多々ありましたので、それらの窓口対応も合わせて改善できればという期待もありました。
導入を検討し始めて、機能の充実さに比べて導入コストが安価に感じました。導入に踏み切るにあたり背中を押された理由の一つが、このコスト面でした。
Q２. 導入後の業務の変化を教えてください。
『総コストの大幅ダウンを実現。』
保護者用の「学費サイト」を通して通知できることで、これまで要していた手作業による業務が改善されたことはもちろん、総コストのダウンにつながりました。
紙媒体の場合は、紙代・印刷費用・郵送費のコスト、加えて、封入作業の人件費も時間換算するとそれなりにかかっていました。物的コストと作業時間、両方の面で削減できればと考えていましたが、十分効果がでていると思います。
新たにシステムを導入するうえでの利用コストは当然発生しますが、これまでの紙媒体では年間で百万円近くはかかっていました。経年コストと考えると時間短縮も含めて大幅に圧縮できており、総合的に見て大きなコストダウンにつながっています。
担任にとっても、生徒への渡し間違えという心配がなくなるので、負担減になっていると思います。
ただ、滞納者はサイトを見ていない可能性が高いこともあり、督促状については紙の通知書も郵送しています。二重ではありますが、サイトでの督促は未納者に対してワンクリックでお知らせできるので手間にはなりません。
Q３. 預り金の実績報告についてはいかがでしょう？
『ペーパーレスで作業軽減。』
本校では、預り金は年に一度だけ実績を報告しています。かつては、年度の最後に１年間の実績をまとめて紙に出力していたのですが、年度をまたいでから配付することになります。前年度での管理順と異なるため、出力した約1,000人分の紙の実績報告書を新年度の管理順に並べ替える必要がありました。
サイトを利用することでその手間がなくなりました。請求通知書と同じく紙をなくすことで、作業の時間短縮とコスト削減になっています。
Q４. 保護者の利用状況について教えてください。
『学校側で保護者アカウントを管理する運用。』
５年制の専攻科含めて生徒数は1,000人近くになりますが、全員にサイトを利用いただいています。「学費サイト」はメールアドレス登録によって利用できるようになりますが、その初期設定の際にメールが届かなかったり、保護者が自分で登録されたメールアドレスを忘れたり、など一時的に保護者からの問合せが増えました。この経験から、翌年以降は本校ドメイン内でメールアドレスを作成し、学校で設定したIDとパスワードを保護者にお知らせして利用いただくという形をとっています。
毎年新入生分のIDとパスワードを設定する必要がありますが、担当職員２人で１～２日程度で設定作業を完了させることができています。
保護者がIDやパスワードが分からなくなった場合のために、問合せの定型フォームも設定し、保護者の利用をスムーズにするために学校側がすべて管理するという運用法にしています。
学校で作成したメールアドレスは保護者にはお知らせしておらず、本来の利用法とは異なるため、学費システムに備わっているメール送信機能は残念ながら利用できていません。ただ、メールに関してはもともと他の連絡ソフトを利用しています。個々に添付資料を変えるということはできませんので、「学費サイト」に個人の情報を公開し、その連絡ソフトでサイトを閲覧するようにメールで促すという形で併用しています。この運用で３年経ちますが、特に問題なく利用できています。保護者からサイト操作に関する問合せもなく、操作しやすいサイトだと思います。
Q５. 保護者の反応はいかがですか？
『納付額に関する保護者からの問合せ減。』
以前は、年度の初めに年間の納付スケジュールを紙でお知らせし、納付時期が近づくと紙の通知書をお渡ししていました。そのため、納付期間と納付期間の間でよく問合せがありました。「学費サイト」に変えてからは保護者ご自身で請求予定額を確認できるので、学校へのお問合せが減りました。
保護者にとっても紙を紛失する心配がなくスマホで確認できる、それも支払いの時だけでなく履歴としていつでも見れるというのは便利だと思います。
請求額が生徒ごとに異なるため、決定額の通知を紙で行う場合は手元に届くのが遅くなってしまいますが、サイトならすぐにお知らせできるのでタイムラグがないという点もよいと思います。
Q６. 〈学費管理〉システムでの補助金管理についてお聞かせください。
『補助金の補填・返金機能を利用。』
就学支援金と大阪府独自の補助金、両方のデータをシステムに読み込んで利用しています。以前から補填機能は便利に使っています。新たに返納機能が追加されたので、就学支援金と補助金の予定額が変更された生徒への金額調整に利用し始めました。まだ数か月ですが、使いやすくなったと思いますし、このまま活用していけたらと考えています。