導入事例 － LeySerプラス
学校法人浪速学院 浪速高等学校・浪速中学校 様
労務手続をWeb入力することで、入職時の提出書類が
10枚から２枚に激減。
導入製品 ：
学校給与プラス
人事管理プラス 「労務手続」
はじめに
～ 学校法人浪速学院
浪速高等学校・浪速中学校のご紹介～
本校は1923（大正12）年の創立以来、日本の文化・精神の根幹である神社神道を教育の礎とし、「浄明正直」の校訓をもとに教科指導や学校行事・課外活動などを通じて、正しい心の在り方を育む教育を実践しております。次代を担う子どもたちが、意欲的に「これからの人生を切り拓いていく力」を身につけていけるように、熱意溢れる教員集団が、愛情を持ってきめ細やかにサポートしていくことをお約束します。
＊「労務手続」はレーザー〈学校給与〉またはレーザー〈人事管理〉のオプション製品です。
浪速学院様ではレーザー〈学校給与〉、レーザー〈人事管理〉、「労務手続」を同時に導入いただき、「労務手続」の入職手続機能から便利にご利用いただいています。
Q１. LeySer導入前はどのような課題がありましたか？
『利用中のシステムに不満があり、入職手続では大量の書類が…。』
他社の給与システムを利用していましたが、不足している機能や帳票が多く、Excelと並行稼働していました。インポート機能が不十分でひとつずつ手打ちする作業もあり、さらにExcelも同時に更新する必要があるためミスにもつながりやすかったです。
労務関連では、入職手続書類は10種類程度あったため、入職者の数が多いときは提出日に何百枚もの書類を同時に受け取っていました。提出時に質問しようと空欄のまま持参する方も多く、殺到する質問への対応に時間がかかり毎年入職手続は残業しないと業務が終わりませんでした。
Q２. LeySerを導入して良かった点は？
『Web提出で入職手続がスムーズに。』
用紙提出の場合、提出日になってから個人番号カードの紛失などで市役所に行ってもらうなど、入職に必要な情報が期日までに揃っていないことも多々ありました。
Webであれば入力しないと提出できない仕様になっているため、不明点をすぐに問い合わせてもらえるので提出がスムーズです。また、提出されたデータから順に確認を進めることができ、入力ミスがあればWeb上で再登録依頼もできるので、提出日に作業が集中してしまうことがなくなりました。
『私学共済の事前申請ができ、保険証を早めに準備可能。』
私学共済の申請書は事務担当者が代筆できるので、社会保険に必要な基礎年金番号や私学共済の加入歴などを「労務手続」の入力項目に入れました。Webで入力してもらった内容を見て、３月１日開始の事前受付に間に合うように郵送できたので、これまで５月のGW後に届いていた保険証が入職時に配付できるようになりました。入職時に保険証が届いているのは入職者にとっても安心できるので、これは大きなメリットでした。
Q３. 導入して業務改善できたことを教えてください。
『ペーパーレス化により、２日分の作業を削減。』
まず、入職者に送る用紙の準備や郵送の手間がなくなりました。提出してもらった用紙を机いっぱいに広げてチェックしたり、手入力したりする必要がなく、パソコンがあればすぐに確認して、承認依頼をもらうこともできます。これまで、書類を整理するために２日ほどかかり残業もしていましたが、Web化によってその作業が丸々なくなり、大量の書類を保存しておく必要もなくなりました。
身上変更の機能はまだ使っていませんが、今後Webでの申請に切り替える予定です。
『システム1本化により、情報管理の面も改善。』
これまでマイナンバーもExcel管理していましたが、今はレーザーのクラウドに格納しています。レーザーだけで完結できるので今後はExcel管理は不要となり、管理の面でも負担が減ると思います。帳票でいえば、雇用保険被保険者資格取得届は紙で申請する必要がないので、これも「入職手続」で必要な情報だけを入力してもらえれば、こちらで電子申請の準備ができるので楽になると思います。
Q４. LeySerを知ったきっかけ、導入の決め手を教えてください。
『 給与と人事・労務を同じシステムで管理できる製品を探していた。 』
私学共済に対応した学校法人用の給与システムに加え、人事や労務についても運用できるシステムを探していました。学院ではすでにレーザー〈学費管理〉システムを導入していて、その担当者からレーザー〈学校給与〉システムも人気があるということ聞き、Webサイトの導入事例などを拝見して安心感を持ちました。さらに、実際導入されている学園様への訪問を手配いただいて、お話しを伺うことができました。他社と比べて担当営業の迅速な対応と、新しくリリースされる「労務手続」機能も魅力に感じ、レーザーに決めました。
Q５. 導入にあたっての不安や工夫されたことはありますか？
『入職者からの質問を想定して事前対策。 』
「入職手続」の入力項目は学院で設定できるので、設定後に数名で実際に入力をしてみて、質問が出そうな箇所を洗い出しました。導入担当者の方にも相談させていただきながら、わかりやすい入力画面を作り上げていった感じです。１月の学校訪問時に入職者全員にログインまでの説明を行い、学院で作ったマニュアルを渡したことで、何も問題なく終えることができました。例年だと３月に入ってから回収していた書類を２月中にはほぼすべての入職者のWeb提出が完了しました。
Q６. 入職者の方の反応はいかがでしたか？
『Web提出に不安はなく、好意的。』
「スマホで入力できるのは大変便利です。書類を用紙でなくネットで提出することへの不安などはありませんでした。」と好意的な意見をたくさんいただきました。
入職者の中には60代の方がいて少し心配していたのですが、特に質問もなく提出されたので、入力しやすいシステムなのだと思います。
