導入事例 － LeySerプラス
学校法人茗溪学園 茗溪学園中学校高等学校 様
システムに合わせて業務をスリム化。
保護者からの問合せと未徴収率の軽減でさらに業務効率アップ。
導入製品 ：
学費管理プラス
はじめに
～学校法人茗溪学園
茗溪学園中学校高等学校のご紹介～
1979年、茗溪学園は筑波大学、東京教育大学の同窓会「茗渓会」によって、創立されました。開校当初より国際理解教育に重きをおき、正しい選択力と決断力、たくましい実行力、豊かな心を重視した全人的・総合的教育を行っています。2017年に「国際バカロレア（IB）認定校」となりました。
Q１. まず、〈学費管理〉システムの導入きっかけを教えてください。
『レーザー製品の良さは他製品で理解。』
システム導入前は、中高合わせて1,500名ほどの学費情報をExcelファイルで管理していました。年度初めに全生徒への年間納付額の通知書、３カ月ごとの引落し時期になると滞納者への督促ハガキ、またスポットで徴収が必要となる預り金に関する郵送通知、これらすべてを一人ずつ金額と宛名を差し込み印刷して封入する手作業を行っていました。そのため以前は、１回ごとの処理に計算から出力・発送するまでに１週間はかかっていました。
こうした時間をかけて行っている業務を改善するためにシステムを導入したいと考えていました。
レーザーの〈学校会計〉と〈学校給与〉システムは長年利用していたので、レーザーの製品の良さは分かっていました。〈学費管理〉システムについても改めて機能を確認し、学園に必要な機能であったため導入を決めました。
Q２. システム導入にあたり、工夫されたことはありますか？
『業務フローを見直し、システムに寄せていく。』
本校は通学生と寮生がおり、給食費やバス利用料など請求項目も多く、特別カリキュラムなどもあるので、パターン化するとしたら何十通りにもなります。それをそのままシステムに設定すると煩雑になってしまうので、管理しやすくするため学費パターンを整理する必要がありました。
〈学費管理〉システムは最適化されているという信頼があったので、既存の業務方法にとらわれず、システムで出来ることに業務をあわせていくという考え方でシステム導入を進めました。
また、レーザーは導入後の電話サポートも頼りになり、導入時も担当の方に手厚くサポートいただき、運用までこぎつけることができました。
システム導入をきっかけに、これまでは年４回、３カ月ごとの徴収を毎月徴収に変更しました。事務作業としては３カ月に１回だったものが毎月にはなりますが、システム化によって業務負担が軽減され、毎月のルーティンとしたメリットのほうが上回っています。
システムでも３カ月ごとの設定はできたのでしょうが、保護者の利便性や転退生への柔軟な対応を考え、業務の見直しを行ってよかったなと実感しました。
Q３. つぎに、〈学費管理〉プラスの導入きっかけを教えてください。
『コスパの良さなど導入メリットの実績あり。』
郵送の通知書は保護者に見てもえていないようで滞納者も少なからずいました。保護者からの学費に関する問合せ電話も多かったのですが、Excelで管理していたので１人１人の徴収内容を確認するのも大変で、対応に時間を取られていました。
レーザー製品はシステム以外にも〈学校給与〉プラスを先に導入していたので、Web通知によるコスト削減と業務負担の軽減という導入後のメリットも理解できていました。学費の管理をシステム化するとともに保護者への通知のWeb化というのは前向きに検討していました。
Q４. 保護者に利用いただくにあたり、苦労された点は？
『保護者への説明方法に苦心。』
保護者の年代はさまざまなので、スマホ操作が苦手な方やWeb化に抵抗がある方もいらっしゃいます。利用開始のハードルを下げる説明の仕方を考え、保護者にとってもメリットがあることを簡潔にわかりやすく記載するなど、通知文書の書き方にいろいろ悩みました。
翌年度からは、入学時にオリエンテーションで事前説明し、保護者向けのホームページを見ていただくようにしているので、導入初年度のように保護者から問合せを受けるということもありません。
『翌年からは受験時の登録情報を利用。』
また導入初年度に苦労したのは、メールアドレスの収集です。他の連絡網ツールを利用していたのですが、用途が違うものに勝手に利用はできないため、再度登録をお願いしましたが、初回メールで登録いただけたのは６割ほどでした。さらに、保護者専用サイトへのログイン設定も必要ですが、次のステップに進んでいただけないこともありました。メールに請求通知書も添付できるので、メール受信できたらよいと思う方もいたようです。
翌年度からは、出願システムに登録されたメールアドレスを初期利用させていただいています。いま、保護者の利用率は９割となっています。
Q５. 保護者の反応はいかがですか？
『保護者から評判もよく、未回収率が軽減。』
郵送による通知をなくすことに対して抵抗感を示されることはありませんでした。特に海外在住の保護者からは、タイムロスや紛失が心配な郵送よりもWeb通知を望まれる声もあったので、導入前からの在校生の保護者からは特に評判が良いです。
毎月の引落に変えたことで、引落できない人は以前の半分くらいまで減りました。保護者にとっても３カ月分を一度に用意するよりも毎月のほうが金額的に支払いやすいのと、引落数日前に連絡が届きその額を振り込むという毎月決まった行動パターンのほうがよいようです。
Q６. 「預り金管理」について変化があった点を教えてください。
『預り金の最新情報を保護者も閲覧可。』
預り金に関してもExcelで管理していました。６学年分の一人一人の教材費などの管理は煩雑で、年度末にまとめて１年分を清算するのですが、卒業生や転退生徒に対して処理が間に合わないということも。年度途中で徴収する際も生徒ごとの残高を確認するのが大変だったので、一律の金額を徴収していました。システム化することで常に最新の情報を把握でき、個々の残高を確認したうえで必要な額だけを徴収するという本来の預り金の管理ができるようになりました。
実績報告書は、PDFをメール添付するとともに保護者サイトからも見られるようにしています。これにより、保護者から使途や残金についての問合せが激減しました。以前は問合せがあっても照合が大変だったので、問合せ対応が減ることで他の業務に充てる時間が増えました。