導入事例 - LeySerプラス
学校法人玉田学園 神戸常盤女子高等学校 様
システム化により、口座振替に変更。
煩雑な業務に追われていた作業時間が10分の1まで低減。
導入製品 :
学費管理プラスはじめに
~学校法人玉田学園
神戸常盤女子高等学校のご紹介~
神戸常盤女子高等学校が目指す教育とは、機械的に知識を詰め込むものではありません。生徒を、人として一歩一歩着実に成長させていくこと。夢と個性をのびのびと育んでいくことです。そのために、「一人ひとりの個性に応じた教育」「知性ある女性を育てる教育」「家庭・社会の一員として生きる技術の習得を目指す教育」「あたたかい家庭的な教育」この4つを理念として、学校法人玉田学園の教育ネットワークを活かしながら、心のふれあいを大切にし、あたたかく成長を見守っていく教育。それが神戸常盤女子高校の責務であると考えます。
Q1. 学費管理のシステム化を検討された理由を聞かせてください。
『振込から口座振替に切り替えを検討。』
以前はすべてExcelで管理していました。入金照合も手作業で行っており、督促対応などもExcelで管理していたため、1つのファイルでは管理しきれずにファイルを分けていました。ファイルが増えることで最新のファイルがわかりづらく、業務も煩雑になっていました。
学納金は振込してもらっていました。保護者への通知は3カ月ごと年4回でしたが、毎月振込んでいただく形です。毎日銀行から届く入金状況を見ながら消込作業を行っていましたが、通知した月は振込件数が多いため、月の半分は消込作業に追われることもありました。通知書もExcelを確認しながら1人ずつ作成するので、毎回3週間ほどかかっていました。
それと、未徴収率を下げるために振込から口座振替に切り替えしたいと考えていました。ただ、全銀協フォーマットのデータを作成する必要がありExcel管理のままでは実現は難しいため、業務の効率化や全銀協フォーマット対応、抱えている課題を解決できるシステムがあればと思っていました。
Q2. レーザー〈学費管理〉を導入いただいたきっかけは?
『郵送DMだけでレーザーに即決。』
レーザー〈学費管理〉については、郵送されてきたDMで知りました。DMを見ただけで、機能もわかりやすそうだと興味を引いたので、すぐに問合せの電話をさせていただきました。他社からも学費システムに関するDMはいただいており、比較検討はしておりましたが、最初からレーザーの製品に決めてシステム化を進めていました。
〈学費管理〉システムの導入で、通知書の作成まで簡単に行うことができますが、さらに〈学費管理〉プラスを利用すればその通知書を保護者へWeb通知ができるということで、〈学費管理〉システムとプラスを一緒に導入することにしました。
Q3. 導入後に改善できたことを教えてください。
『作業時間が10分の1に。』
消込作業の時間が10分の1ほどになりました。これまで手作業だと半月ほどかかっていたものが、データの取込みだけで済むので1日もかからずに終わります。
毎回時間がかかっていた通知書もカンタンに作成できるようになり、3カ月ごとに郵送していたものを、〈学費管理〉プラスを利用することで毎月保護者に配信できています。
これまで督促状については未納の状況に応じて手渡しにするか郵送にするかを使い分けていたのですが、それもWebで通知できるようになりました。生徒に手渡しする書類が減ったことは教員にとってもよかったようです。
まだ導入してから年数も経っていないので、使っていない機能もあると思います。e-Shienの受給者台帳のインポート機能についても、全員のデータが揃ってから利用開始する予定です。
Q4. 保護者の反応はいかがでしたか?
『保護者の利用率は100%。』
振込から口座振替への変更、通知書の郵送からWebへの変更、どちらに対しても特に保護者から反発などもなく、問題なく移行できました。設定時にメールが届かないという保護者の方もいたのですが、現在、〈学費管理〉プラスの保護者利用率は100%です。携帯電話を持っていないという方達には別途対応しています。
保護者から「金額がいつでも確認できるので便利になった」という声をいただいたことがあります。
口座振替にしても残高不足で引落できないということはありますが、振込の時から比べると納付率は上がっています。
Q5. 導入にあたり苦労されたことはありますか?
『システム設定に苦労無し。』
システム導入については事務室だけでは決められないので、教員の理解を得るなど学内調整をする必要はありました。それと、700人ほどの口座情報を一度に手入力する必要があったので、それは大変でした。口座振替受付サービスを使ってインポートもできたようですが、コストを考えて手入力を選択しました。
システム設定自体はまったくと言っていいほど苦労は感じませんでした。レーザーの営業担当と導入担当の方に丁寧にサポートしていただき、システム導入はスムーズに行えました。
*〈学費管理〉プラスはパソコンで閲覧いただくことも可能です。また、メールにも通知書のPDFを添付できるため、保護者はスマホとパソコンの両方でご利用いただけます。