導入事例 － LeySerプラス
学校法人奈良立正芸術学院 関西文化芸術高等学校 様
学費に関するデータを一元管理。
業務改善に加え、保護者からの入金が早くなるメリットも。
導入製品 ：
学費管理プラス
はじめに
～学校法人奈良立正芸術学院
関西文化芸術高等学校のご紹介～
本校は、美術・デザイン・クラフト陶芸・音楽・パフォ―マンスの５つの専攻芸術分野において、それぞれの専門知識と技術を習得させ、自ら考え表現する「クリエイティブな力」を培います。
Q１. 学校の導入状況について教えてください。
『保護者の登録率１００％。』
2017年に〈学費管理〉システムを導入し、2019年に〈学費管理〉プラスを追加で導入しました。
生徒数は約200名、学費の請求は３期制または２期制で振込していただいています。プラスには保護者専用のサイトがありますが、保護者登録率は100％です。学校からのお知らせについても、ぺーパーレス化のためサイト利用で統一しています。
Q２. まずはシステム導入前の課題、導入後に解決したことを教えてください。
『手入力ではミスが発生しがち。』
システム導入前はExcelとAccessを併用し、請求通知書についてはWordの差し込み印刷を利用していました。Excelではどうしても手入力なのでミスが発生しやすく、チェックにも時間がかかり不便でした。人為的ミスや手間を減らすためにシステム化したいと考えました。
『一元管理できるのがシステムのメリット。』
システム化することで、入力のミスや手間の削減はもちろん、学費に関するデータを一元化することができました。請求から入金確認、督促処理まで、システム内ですべての処理を完結できるのでありがたいです。
Q３. つぎにプラス導入前の課題、導入後に解決したことを教えてください。
『手間とコストもかかっていた。』
保護者へのお知らせは紙に出力して、封筒に入れて、送付して…手間もコストもかかっていました。すべて手作業なので、どこで人為的ミスが発生するか常に心配でした。請求書に加えて督促状も必要だったので、一連の業務コストや手間とミスを一気に改善できたらと思っていました。
『クリックだけで保護者に通知でき、劇的に改善。』
プラスを導入したことにより、クリックするだけで保護者に納付金額や期限などの通知ができます。これまでの紙の郵送に比べて、業務が激減しました。また、メール通知することで、保護者がすぐに確認できるようになったためか入金も早くなりました。早い保護者だと、通知から１時間後には入金があり助かっています。
Q４. 保護者の反応はいかがでしたか？
『保護者へのお知らせに使えて便利。』
学校から保護者への連絡については、従来の紙ベースでの「お手紙」から、全てプラスからの連絡に切り替えました。これにより、欠席している生徒へプリントを渡せない、またプリントが生徒で止まって保護者へ届かないという問題を解決することができました。
プラスの導入により、「スマホで確認できるようになって便利になった。」「学園からの各種案内がメールで届くのは便利。」といった保護者の声が聞かれます。コロナ禍で緊急連絡が必要な際にもメールですぐに配信できたことが何よりも大きかったです。
請求通知書については「紙で欲しい」という声もありましたが、メールでPDFを添付できるのでそちらを印刷いただくようアナウンスしたので問題なかったです。
Q５. 保護者への利用開始の案内時期や苦労した点をお聞かせください。
『新入生と在校生を同時に開始。』
新入生と在校生は２月頃同じタイミングで案内して４月から利用をスタートしました。４月時点では新入生の登録率は100％、在校生の登録者数は70％～80％でしたが、コロナ禍ということもあり、学校から連絡がないと困るということで、結果的に全生徒の保護者に登録してもらえました。
保護者には専用サイトで利用者情報を登録する案内をメールで送るのですが、学校に登録されているメールアドレスの間違いや迷惑メールの設定が解除されていないなどの理由で、そのメール自体が届かないことがありました。その点だけは困ったのですが、レーザーで保護者向けの登録案内が用意されたとのことで、次回から利用してみます。
Q６. 督促作業でプラスが役立ったことはありますか？
『滞納者や金額を一覧ですぐに確認。』
プラスの「実務者サイト」で滞納者一覧を閲覧でき、対象者の金額がすぐにわかるので督促業務や問合せ対応時の案内がしやすくなりました。保護者も専用サイトで請求額や不足額が確認できるので、保護者からの問合せ電話が減っています。
また、督促メールを送信する際に督促累計回数を把握したうえで送信できるので、管理側として助かっています。
詳細は 〈学費管理〉プラスのページ をご覧ください。