導入事例 － LeySer Web出願
学校法人福岡学園 様
「受験シーズンは休めない」というプレッシャーから解放。
導入製品 ：
Web出願・受験料決済はじめに
～各校のご紹介～
福岡歯科大学
福岡歯科大学は1973年に九州、中国・四国地方で唯一の私立歯科大学として開学して以来、卒業生は5,000人を超え、医療界、学界、地域社会等の多方面で活躍しています。本学では、「歯学から口腔医学へ」の理念のもと、従来の歯学に一般医学・福祉の要素を取り入れたより総合的な口腔医学教育を実践し、「口腔の健康を通して全身の健康を守る歯科医師」を育成しています。
福岡看護大学
福岡看護大学は、福岡歯科大学、福岡医療短期大学を有する福岡学園が2017年に新設した看護大学です。本学では、その人らしい最適な生活（well-being）を実現する豊かな人間性と倫理観を備え、社会において看護専門職として看護学の発展に寄与する人材を育成することを目指しています。
LeySer Web出願システムを選ばれた理由をお聞かせください。
機能・コスト・自由度を総合的に判断。
福岡歯科大学・福岡看護大学ともに紙願書を利用していましたが、福岡県内の看護大学や私立大学歯学部の大半がネット出願を採用しており、本学としても検討すべきとの声もあがったため出願システムを探し始めました。システム比較サイトを確認して、掲載されている中から大手企業やクラウド型システムを提供している5社ほどを選んで資料を取り寄せたのですが、そのうちの１つがLeySer Web出願でした。本学は両大学とも単科大学のため、大がかりなシステムではなく導入コストを意識し、各社の比較表を作成して検討しました。
最終選定は本学の運用にとって必要な機能が搭載されつつ、オーバースペックではないシステムの3社に絞りました。留学生の受験手続きにおいて利便性が高いシステム、導入時にはカスタマイズして納品されるものの更新依頼のたびに料金が発生するシステム、など各社のシステムに特性がありましたが、後々のことを考え自分たちで更新しやすいかどうかという点を重要視しました。
検討当時、LeySer Web出願は大学の導入実績が少なかったため、他大学の実績が多いシステムの方が安心かとも考えましたが、機能・コスト・自由度が本学に合っていると総合判断したうえで採用を決定しました。実際、設定画面もわかりやすく導入時に説明いただいただけで、翌年からは自分たち試験追加したり更新したりと問題なく運用できています。
どういった機能をお求めでしたか？
紙の願書をなくしつつ必要なものはシステムから出力できる。
紙の願書によるやり取りをなくしたかったので、「Webで出願できる」「オンライン決済ができる」「受験票が自宅で出力できる」といった受験生に必要な機能はもちろん、「学校でも志願票や写真一覧表が出せる」といった機能は最低限必要だと思っていました。これまで学内で紙で保管していたものが、システムに変えたことでアレがないコレがないとなっては困るので、システムからすべて出力できることもLeySer Web出願のよい点だと思います。
システムから出力が必要な理由についてお聞かせいただけますか？
写真一覧は受験当日に本人確認のために利用。
これまで受験生には写真を２枚用意してもらい、１枚は願書に貼付し、もう１枚は一覧用として写真のみ同封してもらっていたのですが、ネット出願になってから写真は１枚アップロードしてもらうだけですみます。学校でも郵送されてきた写真を管理したり、貼り付けたりといった手作業をすることなくシステムから写真付きの一覧表がすぐに出力できます。
志願票は面接時に先生が利用。
福岡歯科大学では受験に面接は必須で、先生が志願票を見ながら面接するため、志願票には出身校のほか、浪人生なら何年から何年までどこの予備校に通っていたかの履歴など面接で使える情報が必要です。こういった情報がシステム化しても記載されるよう、導入時に志願票の見本を渡して同じような形式にしてほしいとお願いしてレイアウトしていただきました。
受験票は受験当日の予備に利用。
これまでは受験票を忘れてきた受験生がいれば、再発行のために受験者名を記入して、ナンバリングをして、割印をして、と受験票を作成する手間がかかっていましたが、システムであれば出力して手渡すだけです。まれに、家庭でのプリンタ環境のせいでバーコードが滲んで認識できないということもありますが、そういった際も対応できます。
LeySer Web出願システムを導入した感想をお聞かせください。
業務負担と残業時間が削減。
紙の願書を自分たちでシステムに手入力する必要がなくなりました。この時間削減はシステム化の大きなメリットです。
以前は、募集要項と一緒に振込用紙を送り、受験者には振込後に振込の控えを願書と一緒に送ってもらっていました。学校では出願と振込のチェックをし、再度受験者に受験票を送るという業務があったため、受験シーズンは絶対に休めないという精神的なプレッシャーがありました。願書がきたらその日に処理するので、夕方届くとそれからの作業となり、多い日だと３時間、月に30～40時間ほどは残業していました。
システム導入は費用がかかりますが、受験生が出願することで決済確認から受験票発行まで自動化されるので事務担当の負担が激減します。また、LeySer Web出願は他社と比べるとカスタマイズができ、ちょっとした変更はすぐに自分たちで行えるので、使い勝手がよいと思います。
ほかにも便利になったと思われる点はありますか？
すべてシステム上で完結。
受験者数を先生方に報告する際、財務課による受験料の入金確認を待って受験者としてカウントするため、どうしてもタイムラグが発生していました。いまはLeySer Web出願のシステム上でいつでも確認できます。他部署を通さずにリアルタイムで状況把握できるのは便利です。
メール機能も活用しています。出願が完了したことはメール自動応答機能で連絡できるので受験生も安心できると思います。また、当日に持参が必要な書類などは、これまで学校のホームページに掲載していましたが、いまはメールで一斉配信しており、それによって忘れ物をする受験生が減ったと感じています。
■ システム構成 ■
2023年にLeySer Web出願システムの導入を決定し、その年の入試から「Web出願・受験料決済」を運用開始。