導入事例 － レーザーシステム
学校法人横浜雙葉学園 様
オフコンからクラウドへ。運用負荷の削減と業務効率の向上に成功。
導入製品 ：
学校会計
学校給与
資産管理
学費管理はじめに
～学校法人横浜雙葉学園のご紹介～
1872年（明治5年）、「幼きイエス会（旧サンモール修道会）」の修道女メール・マチルドが外国人子女教育および孤児養育事業を開始。 これを母体に1900年、一般子女向けに横浜紅蘭女学校を開校。1914年に初等科を開設しています。
1958年に校名を横浜雙葉に変更し、2000年には創立百周年を迎えました。
2010年4月よりご利用いただいているレーザーシステム導入のきっかけを教えてください。
10年以上にわたりオフコンに組み込まれたシステムで学校経理の管理をしていましたが、細かいメンテナンスが難しい状況となり限界を感じていました。 経年劣化と業務効率化のためパッケージソフトの選定をはじめました。
システム導入前に困っていたことは、何ですか？
オフコンのメンテナンスができる担当者が1名のため、法令改正などのシステム改修のたびに対応の遅さを実感していました。 また、ドットプリンターによる用紙設定や印刷にも時間がかかり、年度繰越にも大きな手間がかかるなど日常業務においても支障をきたしていました。 学内のサーバーに新しいシステムを導入するとなると、サーバーを操作できる担当者が少ないことが不安だったので、将来的には学内サーバーを使用しないシステムがあれば良いと考えていました。
システムを検討する際、他社のシステムも検討されましたか？
「導入校一覧」を見たところ、系列校や近隣の学園もレーザーシステムを使用していることがわかりました。 クラウドでの運用を希望していたことと、取引業者から紹介されたこともあり、他社を検討することなくレーザーに決定しました。
システムを正式運用するまでの期間はどのくらいでしたか？
学校会計、学校給与、学費管理、資産管理の順番で運用をはじめました。導入を決定してから4製品すべてが正式運用するまでは5か月でした。
システム導入に関して、一番苦労された点を教えてください。
システム導入の不安はありませんでしたが、短期間での4製品の同時稼動だったため、各システムに取り込むデータの準備が大変でした。 ですが、必要なデータはすべて以前のシステムからインポートすることができたので、並行稼動もスムーズに行えました。
■ システム構成 ■
学校法人横浜雙葉学園様はクラウド型を採用されています。
<学校会計>
予算の執行状況の把握が容易にでき、会計監査もスムーズになりました。
レーザー〈学校会計〉システム導入前に困っていたことは、何ですか？
出力できる帳票が限られていたため、忙しい決算時だけでなく月次金額を確認する際も時間がかかって不便だとの声があり、 限界を感じていました。部署の予算管理では、予算が足りなくなると処理が進まなくなるというシステム上の問題があり、予算の執行状況を把握するのに時間と労力がかかっていました。
実際に利用してみての担当者様のご感想をお聞かせください。
伝票の修正履歴も容易に確認できるので、会計監査もスムーズになり、計算書類もすべてシステムから出力したものを提出しています。 予算の執行状況も伝票起票時に即座に全体が把握できるので、担当者の負担も軽減されました。
また、支払管理の機能を利用して、教員の立替費用を発生から支払まで管理できるようになりました。システムから出力する 「支払明細表」を明細書の代わりにすることで、わざわざ書類を作成する手間も軽減しています。
<学校給与>
給与の計算と確認の作業時間がなんと50％も短縮しました。
レーザー〈学校給与〉システム導入前に困っていたことは、何ですか？
月給と賞与のテンプレートが１つずつしかなかったため、月給であれば毎月、給与明細書のほとんどを手入力しているのと同じ状況でした。 また、年末調整では毎年のシステムメンテナンス作業が必要で、その都度費用が発生していました。源泉徴収票は出力できなかったため手書きするしかなく、手間がかかっていました。
実際に利用してみての担当者様のご感想をお聞かせください。
給与を計算し確認までの作業時間が50%の短縮となり、効率の良さを実感しています。それにより、給与システム内のデータを利用した新たな管理ができるようになりました。 年末調整の改正についても、クラウド型では自動更新されるので安心して利用できています。
また、給与項目の追加登録が簡単で、自由度の高い計算テンプレートにもとても満足しています。
<資産管理>
画像を設定できるのでわかりやすく、リース資産も一元管理でき便利です。
レーザー〈資産管理〉システム導入前に困っていたことは、何ですか？
資産の登録はしていたものの、その結果が画面で確認できず、紙に出力して確認しなければならないという状況でした。 主に教研備品、その他備品のグループ償却のために利用していたので、細かい管理ができていませんでした。帳票についても「資産台帳」「減価償却一覧表」しか印刷できず、管理帳票の少なさを感じていました。
実際に利用してみての担当者様のご感想をお聞かせください。
減価償却だけでなく、リース資産についても一元管理ができ、大幅な精度向上を実現することができました。 画像データの取り込みや設置場所の履歴などの機能は特に便利で、資産ひとつひとつの細かい管理も容易になりました。 また、管理項目ごとにフォルダ分けがされていて見た目にもわかりやすく、操作もとても簡単です。必要な帳票が標準機能で出力できるので、非常に満足しています。
<学費管理>
生徒別の情報確認が一目ででき、次年度の準備が簡単になりました。
レーザー〈学費管理〉システム導入前に困っていたことは、何ですか？
誤入金や不足額、過去の納入履歴の確認が即座にできず、管理に手間がかかっていました。 また、年度更新が１回しか行えなかったため、新年度の準備に早めに取りかかることもできず、春休み中に業務が集中していました。
実際に利用してみての担当者様のご感想をお聞かせください。
今年度の処理をしながら、いつでも来年度の準備をはじめられるようになり、計画的に業務が行えるようになりました。 システム導入にあわせて、金融機関との契約サービス内容を変更することにより、請求データと入金結果の取り込み時間が短縮でき、さらなる業務の効率化を図ることができました。 また、誤入金や不足額、過去の納入履歴をはじめとする学生個別の情報の確認がとても容易で、本当に助かっています。 請求項目の追加や金額の変更などが簡単にパターン化できるので、レーザー総合経理システムの汎用性の高さがわかります。