導入事例
導入学園

導入検討のきっかけを教えてください。

膨大な事務処理削減と、遠方からの出願への配慮。

おおよその志願者が中学校で3,000人、高等学校で800人あり、願書の受付や内容確認、志願者情報のデータ入力など事務処理にかなりの時間がかかっていましたので、その軽減が第一目的でした。 また、当校では寮があり遠隔地の受験生もいますので、出願手続きの利便性向上を図りたいとの考えもありました。

導入に際して不安に思ったことはありますか？

システムトラブルは回避。周辺地域へは丁寧な説明を実施。

まず地域の中学校・小学校の理解を得られるかが一番の不安でした。従来の出願手続きを変えることに抵抗感はあるだろうなと予想していましたし、長野県の中学校・高等学校では初めてWeb出願を実施することになりましたので、中学校・小学校に丁寧に説明し理解を得られるように心がけました。 次に、システムトラブルです。出願期間は限られていますし願書の受付初日は混雑しますので、システムトラブルなどで志願者に迷惑をかけることは絶対に避けたいことでした。その点ではレーザーさんは、当校の経理システムをクラウドで長年安定運用していると事務室から聞いておりましたので導入を決定した理由の一つにもなりました。

導入支援において、レーザーの対応はいかがでしたか？

専任の担当者が、導入を丁寧にアドバイス。

地域でも初めてWeb出願を行うという状況でしたので、参考情報もなく手探りでしたが、当校専任の導入担当がついてくださりWeb出願システムの設定方法について丁寧に説明していただきました。また願書項目や入学試験などのマスタ設定についても、入試要項をもとにアドバイスをいただけたので助かりました。手書きの出願をシステム化することのノウハウはゼロからのスタートとなりましたが、おかげさまで短期間にシステムの設定を行い、Web出願を開始することができました。 現在の設定内容は年度更新を行って再度利用することができますので、次年度以降の運用については基本的に当校だけで行えると考えています。

LeySer Web出願を導入して、業務が大きく改善されたものはありますか。

手入力がなくなり、記載内容や受験料の確認も格段に効率アップ。

今までは志願者の出願情報をすべて手入力していましたが、Web出願に変えて入力作業がなくなったことが大きな改善点です。また、記載内容のチェックについても、紙の願書をチェックしていた時と比べて格段に作業効率が上がったと思います。 また、受験料の入金照合については決済情報がリアルタイムで反映されますので、照合作業を大幅に削減できました。

LeySer Web出願について志願者や保護者から意見はありましたか？

受験料の支払いや出願手続きの利便性が向上したと好評。

Web出願を実施した年の保護者にアンケートを行い、意見を伺いました。回答では「受験料の振込のためにわざわざ銀行へ行かずに手続きできたのは良かった」という意見や、「場所や時間を選ばずに出願手続きができて助かった」という意見がとても多かったです。 受験料の支払いをクレジットカードやコンビニ決済に変えたことで、銀行の窓口まで行かなくても受験料の支払いができ、また日中でなくとも出願手続きができるという点も評価をいただけましたので、手続きについて利便性の向上が実現できたと思います。

Web出願を実施して感じた課題や改善点を教えてください。

環境が整わない方への事前配慮で対応がスムーズに。

インターネット処理を行いますので、利用環境がない方や、パソコンなどの操作に慣れていない方への対応を考えておく必要はあると感じました。志願者の中学校のパソコンで処理を行っていただくなど、地域の協力体制について事前に調整を行っておくといいかと思います。 また、出願手続き後に受験票を印刷していただくのですが、ご家庭にプリンターがなく印刷についてどうすればいいかという問い合わせが多かったので、コンビニのプリントサービスなど印刷方法を事前にお知らせするといった対応も必要になるかと思います。

レーザー〈説明会予約〉も利用されていますが、改善されたことはありますか？

日程変更はシステム上で。参加者も当校も電話での変更が不要に。

参加受付の業務はもちろん軽減されましたが、申込者の参加日程の変更などの対応が各段に改善されました。以前は電話で変更希望を伺いリストを変更していましたが、今は参加者が自らシステム上で日程調整を行えますので、事務対応としては申込状況を確認するだけでよくなりました。

■ システム構成 ■

2019年入試からLeySer Web出願システムを運用開始。
システムはレーザー〈説明会予約〉、レーザー〈Web出願〉、レーザー〈受験料決済〉、レーザー〈合否照会〉、レーザー〈入学金決済〉を利用中。