導入事例 － LeySer Web出願
学校法人灘育英会 様
近隣校の評判、設定の柔軟さ、志願者の情報保護が決め手。
導入製品 ：
説明会予約Web出願・受験料決済合否照会はじめに
～灘中学校・灘高等学校のご紹介～
灘中・高等学校は昭和2年10月24日、灘五郷の酒造家両嘉納家及び山邑家の篤志を受けて旧制灘中学校として創立されました。
創立に当たっては、嘉納家の親戚で、当時東京高等師範学校（現筑波大学）校長兼講道館館長であった嘉納治五郎先生を顧問に迎えて尽力いただき、校是にも柔道の精神『精力善用』『自他共栄』を採り翌3年に開校の運びとなりました。
LeySer Web出願システムを導入した感想をお聞かせください。
7～8人で対応していた願書の処理作業がほぼゼロに。
膨大な事務作業をとにかく負担軽減したいと思い導入を検討しました。届いた出願書類の封筒開封、仕分け、志願票の切り取り、受験番号のナンバリング、志願者情報の入力と、受験シーズンは7~8人がかりでも時間のかかる大変煩雑な作業となっていました。当然ミスがあってはいけないので神経も使います。それがシステム導入で大幅な作業軽減につながり非常に助かりました。
志願者へのメール配信機能が便利。
便利だったのがメール配信機能です。緊急連絡や変更のお知らせなども簡単に一斉配信できますし、宛先を選んで配信もできます。これまで志願者さんとのコンタクトが取りづらかったのですが、メール機能は思っていた以上に活用できています。
LeySer Web出願システムを採用したポイントを教えてください。
近隣校の評判の良さと設定の柔軟さ。
レーザー〈学校会計〉システムを利用させていただいているので、出願システムについても担当営業さんからお話しは聞いていましたが、比較検討のために複数のインターネット出願サービスについての資料を集めるなどしました。本校の業務に適しているかを見比べたり、導入されている周りの学校にも色々お話を伺ったりしました。最終的には、願書項目など設定の自由度が高く、その設定を校内で変更できる利便性、近隣校からの推薦、それと担当営業さんの的確なアドバイスに信頼がおけたという点で、グレープシティのWeb出願システムに決めました。実際何度もミーティングを重ねさせていただき、システムへの疑問にも毎回丁寧に説明いただいて、おかげで無事に運用開始できました。
志願者の情報保護の観点から。
システムに収集された志願者の個人情報をいわゆる教育産業のデータとして他の目的に利用されることに懸念がありました。
グレープシティさんはそういった業界と関係されていないので、個人情報のデータ管理という点においても安心できるということが選定の決め手としては大きかったです。
LeySer Web出願システム導入前の不安と導入後についてお聞かせください。
受験票は家でのプリントで問題なし。
まず受験票の顔写真がクリアに判別できるように各ご家庭でプリントしていただけるのかが心配でした。これまで受験票は硬い紙を使用していたので、通常の用紙に出力されたもので果たして大丈夫なのだろうかと。実際には、まったく問題ありませんでした。周りのほとんどの学校がネット出願を採用されているということもあってか、保護者からは不安や不満の声というのは特にありませんでした。
調査書など紙でのやり取りはまだ残ってはいますが、出願システムに変えたことで志願票は不要ということが分かりました。
システムに不慣れでも手厚いサポートあり。
設定通りに公開されるか、特に合格発表が指定した日時どおりにキチンと公開されるのかが本当に心配でしたが、電話やメールで問い合わせるたびに迅速にサポートいただけたので大変助かりました。初年度は、どこをどう設定すればよいのかやはり初めて操作するので難しく感じます。でも、それも一度慣れてしまえば、システムが得意でなくても操作できます。
普段ならこうしたシステム導入については教職員にもコンセンサスを取るのですが、コロナ禍の中で急きょ管理職だけで導入を決定しました。そのため、導入によってトラブルが発生しないかという不安な思いもありましたが、結果的には業務移行もスムーズで、今では願書に関する作業は２人でこなせています。
「Web出願」の前に「説明会予約」を利用開始されていかがでしたか？
説明会予約でシステムの便利さを実感。
学校説明会はずっと自由参加としていたのですが、コロナ禍をきっかけに予約制にすることにしました。システムで定員設定しておけば人数制限も簡単に行えるというのと、参加者情報をシステム管理できるので、クラスターが発生した際の連絡も迅速に行えるということで、出願のオンライン化に先駆けてWeb出願の「説明会予約」を利用開始しました。
設定さえしておけばシステムが自動で予約管理してくれますし、非常に便利で使い勝手も良かったので、出願のオンライン化にも踏み切れました。
感染予防対策のためのシステム化でしたが、予約制のほうが開催準備もしやすいので、今後も予約システムも利用し続けたいと考えています。
学園様合否発表の変化についても教えてください。
遠方から合格結果を見に来る必要がなく、合格証書もダウンロード可能。
合否発表については従来の学内掲示板とWeb出願の「合否照会」を併用しています（2022年合格発表時）。ただ、以前は一人一人の配点結果を封筒に入れて、合格発表の日に渡しておりましたので、その準備も大変でした。Web出願の合否照会を利用することにより、プリントや封入作業が一切無くなりました。従来お渡ししていた結果用紙も合否通知書という立派なものではなかったので、逆に用紙の手渡しを廃止してWeb出願を導入したことで、システムから合格証書がダウンロードできると合格された方に喜んでいただけているようです。
また、遠方からの受験者だと、受験から合格発表の日まで連泊されていたため、Web化は保護者さんの負担軽減にもつながっていると思います。
■ システム構成 ■
2020年からLeySer Web出願システムの「説明会予約」を導入。
2021年からは「Web出願・受験料決済」と「合否照会」を運用開始。
