導入事例 － レーザーシステム
学校法人実践学園 様
クラウドによる運用でサーバー設置が不要に。セキュリティ強化で、内部統制の構築を推進。
導入製品 ：
学校会計
学校給与
資産管理はじめに
～学校法人実践学園のご紹介～
昭和2年（1927年）神田錦町に東京堂教習所として設立。昭和17年に現在地に移転し、昭和23年の学制改革により実践学園高等学校と改称。
「学問の修得をとおして、自己実現をめざし、人類・社会に役立つ人材づくりをする」という建学の精神を守りつつ、常に新時代に向けた教育方針を掲げて前進しています。
平成19年には創立80周年を迎えています。
2011年12月よりご利用いただいているレーザーシステム導入のきっかけを教えてください。
約7年間、学校法人向け会計ソフトを利用していましたが、2011年12月に保守契約切れを控えていました。
また、会計士から、システムでの管理運営を行うため内部統制の仕組みを構築し、その有効性と効率性を維持するよう指導を受けていました。
システム導入前に困っていたことは、何ですか？
前システムでは保守契約更新の際にサーバー設置が必須であり、ソフトの保守料などを考慮すると運用面での費用の負担を問題視していました。また、学内のセキュリティを強化しようとしていた時期と、内部統制を進める時期が重なり、財務管理の情報更新に関して、更新履歴を正確に記録しておく必要性を感じていました。
システムを検討する際、他社のシステムも検討されましたか？
今までのシステムとレーザーシステム、業者委託の３つを検討しました。サーバーなどのメンテナンスにかかるコスト負担を減らすことと、内部統制を進めるという２つの理由から、クラウドを活用した最新のシステムを採用しているレーザーシステムに決定しました。
レーザーシステムでは、セミナーを定期的に開催していることや、学校法人が集まる会合でも良い評判を聞いていました。
システムを正式運用するまでの期間はどのくらいでしたか？
レーザー〈学校給与〉から運用を開始しましたが、設定期間を含め2か月でした。その後、〈学校会計〉、〈資産管理〉の順で進めました。３製品が正式運用するまでは約半年でした。
システム導入に関して、一番苦労された点を教えてください。
前システムでは保守契約を結ばないと年末調整を行うことができなかったため、レーザーシステムでは間に合うように、冬期賞与や12月分給与、年末調整などの準備で忙しい12月に運用をスタートしたことです。
■ システム構成 ■
学校法人実践学園様はクラウド型を採用されています。
<学校会計>
担当業務に応じた権限設定が便利。セキュリティの強化も実現しました。
レーザー〈学校会計〉システム導入前に困っていたことは、何ですか？
学内で複数の運用者がひとつのシステムを使用しており、それぞれの担当分野が異なるため、操作や閲覧についての細かい権限設定の必要性を感じていました。
また、内部統制を進めていくうえで、将来的に仕訳データの更新履歴を正確に残していくことが必要と考えていました。
実際に利用してみての担当者様のご感想をお聞かせください。
部門やメニューごとに細かく権限設定ができるので、担当業務に応じて必要な項目のみを表示したり印刷を制限したりするなど、セキュリティの強化や操作ミスの軽減につながっています。さらに伝票の修正履歴を管理できるようになったことで、会計士による監査がスムーズになりました。
今後は「部所予算管理」機能の効果的な使い方を検討し、予算申請と処理のスムーズ化による業務のさらなる効率化を図りたいと思っています。
<学校給与>
給与計算の処理時間を大幅に短縮。「電子明細」も活用していく予定です。
レーザー〈学校給与〉システム導入前に困っていたことは、何ですか？
非常勤講師など、勤務時間数によって給与計算に影響がある教職員が多く、勤怠状況の管理とそれをもとにした給与計算に時間がかかっていました。
実際に利用してみての担当者様のご感想をお聞かせください。
勤怠状況によって毎月変動する給与を、Excelデータなどを利用しシステムにインポートできることで、入力や検証の時間を大幅に短縮することができました。
2013年の4月からは新たに「電子明細」オプションを利用し、給与明細書の電子化による物品費用の削減、封入や配布にかかる業務の削減を行っていく計画です。
<資産管理>
耐用年数や償却率の変更も容易。今後は〈学校会計〉システムとの連携も。
レーザー〈資産管理〉システム導入前に困っていたことは、何ですか？
資産の償却期間中に、制度改正による耐用年数や償却率の変更が発生しても、修正ができませんでした。
実際に利用してみての担当者様のご感想をお聞かせください。
償却方法の修正が簡単にでき、助かっています。
資産の画像登録や設置場所の履歴管理、〈学校会計〉システムとの連携を今後は活用していく予定です。