導入事例 － LeySerプラス
学校法人調布学園 田園調布学園中等部・高等部 様
給与明細書のWeb化、年末調整申告書類のWeb入力
によって事務作業が軽減。教職員から反対意見もありません。
導入製品 ：
学校給与プラス
はじめに
～ 学校法人調布学園
田園調布学園中等部・高等部のご紹介～
創立以来、「捨我精進」の実践を通して、健全な人格と真の学力および豊かな教養をそなえた女子を育成してきました。知・徳・体の調和した教育活動を行い、「強い心・思いやりの心・素直な心」を育み、社会に貢献できる人格の土台を作ることを目指しています。
Q１. 〈学校給与〉プラス導入前はどのような課題がありましたか？
『手渡ししていた給与明細書の電子化を検討。』
給与明細書の配布対象となる教職員は学園全体で約300名です。明細書の印刷や封入作業は１時間程度でしたが、配布のためにそれを氏名の五十音順に整理するなど手間がかかっていました。
また、本学園には法人、大学、中高、幼稚園、こども園があり、離れたキャンパスについては事務担当に本部まで来てもらってキャンパスごとに明細書の受け渡しを行っていました。
さらに、キャンパス内での配布については、教職員自ら事務室に取りに来てもらうという方法だったので、毎回受け取りに出向くことに対して教職員から不満の声がありました。事務室としても、取りに来てもらうまでの明細書の保管に気を使っていました。
給与明細書の電子化が一般的となっていく状況で、学園としてペーパーレス化を推進するための検討を開始することにしました。
Q２. 給与明細書をWeb化することについて、教職員から意見はありましたか？
『教職員の同意書にはテンプレートを利用。』
一部の教職員が今までどおり紙での配布を希望しましたが、その他は特に反対意見もなく、ほとんどの教職員がスムーズにWeb化に賛同し、移行しました。Web明細書の導入にあたって教職員から同意を得る際にも、レーザーさんからアドバイスや同意書のテンプレートをいただけたのも助かりました。
Q３. 給与明細書をWeb化したことで業務はどのように変わりましたか？
『給与計算だけでほぼ事務作業が完了。』
まず、印刷・封入・配布作業がなくなったことが大きいです。事務方の作業としては毎月の給与計算後にパソコンで給与明細書の送信処理を行うだけで作業完了となります。
受け取る方の教職員側も特に問題なく運用できています。操作についての質問もほとんど発生しておらず、年に数回ログインパスワードを忘れたという問合せがあるだけです。
Q４. 年末調整用申告書類のWeb入力の利用状況についても教えてください。
『 Web明細書の運用が安定してから。 』
学校給与プラスには年末調整の扶養控除申告書や保険料控除申告書をWebで入力できる機能がありましたので、給与明細書のWeb化の運用が安定したのちに利用を始めました。年末調整の対象となる教職員は200名程度ですが、現在ではそのほとんどが各申告書をWeb入力しています。
『 慣れてしまえば毎年楽に。 』
Web入力に変わることに一部の教職員から不安の声はありましたが、反対意見はなく、若い教職員を中心にすんなりと受け入れてもらえました。
システム操作についても、基本的には今まで申告書に記入していたものがシステムへの入力に変わるだけですので、一度利用することで慣れてしまう印象があります。
また、入力した情報は翌年度の年末調整に繰り越せるので、以降の入力時には変更のあった部分だけ修正するだけで済むというのも好評でした。
Q５. 事務側で作業削減できた部分はありましたか？
『申告書の配布・回収、さらに入力作業が大幅に削減。』
まず、申告書の配布と回収の作業量が大幅に削減できたことですね。また、申告書類への情報入力と合わせて証明書の画像添付も可能なので、教職員側の入力内容の確認も事務サイドですぐに行うことができました。
入力内容の確認が済んだデータは、学校給与システムに取り込んで年末調整の計算ができますので、以前行っていた申告書類の記入内容のデータ入力作業がなくなったことは作業効率を大幅に向上させたと思います。
ただ、教職員が操作説明動画やチャットボットがあることに気付かず、事務側に質問してくるケースがあるので、利用者がもっと気づきやすくしてほしいと思います。
Q６. 同様の課題をお持ちの学校にレーザー〈学校給与〉を勧めたいですか。
『事務側にも教職員側にもメリット。』
給与業務関連の業務効率化に必ず繋がりますのでお勧めしたいです。事務側はもちろん利用する教職員側にもメリットのあるシステムだと思います。このような電子化の流れは今後より加速して行くと思います。
