導入事例
導入学園

Q１.　LeySerKidsの導入にあたり、どういった課題を解決したいとお考えでしたか？

『園庭解放の手書き申込と手入力によるリスト作成の負担を軽減したい。』

当園では園庭解放を行っているのですが、以前は利用者の方に申請用紙に手書きでご記入いただき、事務が申請内容を手入力でリスト化し管理していました。申請書の記入は一斉にできないため、来園者が多い日には記入のための行列ができることもありました。
LeySerKidsのご提案をいただいた時、行事予約の機能を活用できれば来園者の利便性の向上や事務の来園リスト作成などの負担を軽減することができるのではないかと思い導入することにしました。

Q２.　LeySerKidsを導入して課題は解決しましたか？

『Webからの申請で利便性と事務効率がアップ。』

はい、まず利用者の方がWebで事前に利用申請ができるようになったので、園庭解放の際に申請書記入で行列になることがなくなりました。利便性があがったためか以前よりも園庭解放の利用者が増えています。また、入力内容から来園者のリストが作成されるので、事務はその来園リストをもとに参加状況を確認でき、受付表の作成が楽になりました。

Q３.　LeySerKidsをどのように活用していますか？

『Web活用で願書関連の事務作業が半減。』

LeySerKidsの行事予約の機能を園庭解放に利用してみて効果があったので、同じような業務である願書配布にも展開しました。 当園では、入園願書の配布について、不特定多数の方に配布するのではなく、事前に申請書を記入・提出していただいた方に配布しています。申請書の内容は事務でデータ化していたのですが、この作業がかなりのボリュームになっていました。
現時点でのLeySerKidsの機能では、願書申請書に必要なすべての項目を設定できるわけではなかったのですが、園児や保護者の基本情報をWebで入力していただくことで、今まで事務が行っていた入力作業を半減することができました。
来年度は今回の経験をもとに運用を工夫することで、願書申請書のすべての項目をLeySerKidsで入力できるようにしたいと考えています。

また、現時点では検討段階なのですが、幼稚園の説明会の参加申込や教員採用時の面談スケジュール調整など、今まで申請用紙や電話で受け付けていた業務を、LeySerKidsを活用してWebで受け付けるようになればさらに業務効率が良くなるのではないかと思っています。

Q４.　LeySerKidsを利用してみた感想をお聞かせください。

『どんどんシステム改修されるので期待できるシステム。』

パッケージ製品ですので、当園が行っている業務をそのままシステムに移行するのは難しいですが、システムに業務を合わせる工夫を行えば、業務の効率化にかなり役立つと感じています。幼稚園事務の業務は来園者の窓口対応や電話応対、園内のさまざまな対処などで常に忙しく、じっくり作業を行うことが難しいので、リスト作成等の単純作業がシステム化されたのはとてもありがたいです。

また、製品の改修速度がはやく、以前できなかったことができるようになっていることも多いです。 ｢以前相談していた件ですが・・・｣と問合せを行うと「システム改修されてできるようになりました」という回答が返ってくることがありました。
とはいえ、使い勝手については「もう少しこうなったらいいな」と思うところがあります。このような意見はグレープシティさんに伝えるようにしていますので、今後のシステムの成長に期待しています。

Q５.　そのほかにLeySerKidsの導入で効果があったことを教えてください。

『事務効率化で園児や保護者と関われる時間が増加。』

各種申請の受付・管理などボリュームのある作業をシステム化することで事務効率を向上することができました。今までは幼稚園が空いている時間しか受け付けられなかったのですが、Webからであればいつでも場所を選ばずに申請することができます。 小さなお子様を抱える方は、なかなか時間を融通することが難しいので、Webから利用できるシステムは良いのかもしれません。

■ システム導入状況 ■

運用開始：2017年8月
システムの運用管理は園管理者のPCで実施。