導入検討のきっかけを教えてください。

事務負担の軽減と、公立中学校様からの要望が契機に。

第一の目的は事務負担の軽減です。Web出願を導入するまでは紙で提出された願書の内容を、教職員がシステムに手入力していました。志願者は1000人を超えるため、入力ミスも増え、手間と時間が掛かっていました。さらに、限られた時間内で入力しなければならず、精神的な負担も大きかったです。

またWeb出願は大学入試ではすでに行われており、いずれは中高の入試でも実施されると考えていました。そのような状況の中、地域の公立中学校様から事務作業効率化のためにWeb出願の導入要望が出たことも、検討開始のきっかけとなりました。

導入の決め手となった点を教えてください。

サポートへの信頼とクラウド実績。

当校ではレーザー〈学校会計〉をはじめとしたグレープシティ社のシステムを長年利用しており、システム内容やサポート体制についての信頼が厚かったことが一番の決め手です。

またLeySerシステムは長年クラウドで運営されているので、インターネットを通じたシステム運用についても実績があり、Web出願についても相談先として第一候補となりました。

導入支援において、グレープシティの対応はいかがでしたか。

十分な打合せと細かいアドバイスで、出願開始までスムーズに準備。

レーザー〈学校会計〉を利用していたので、運用打合せや導入指導などについては想定通り十分な対応をしていただけたと思います。

入試に関するマスタの設定については、本校の複雑な入試設定に柔軟に対応してくださいました。打合せを重ね、合間に気になった点などもメールで情報交換を行いながら進めていただきました。細かい点についてもアドバイスをいただき、Web出願開始までは概ねスムーズに準備できたと思います。

導入に際して不安に思ったことはありますか。

全員がWebから出願。小・中学校様の手続き変更もシステムでカバー。

そもそもインターネット環境がない、操作に不安がある志願者の対応をどうするかという点です。もしいらした場合は、当校事務室のパソコンを利用して手続きをしてもらうことも考えていました。しかし実際には、Webで出願できなかった方はいませんでした。これは想像ですが、志願者本人がスマートフォンから出願あるいは、小・中学校様でもWeb出願の実施にあたりインターネット環境の準備など、ご協力をいただけたのではないかと考えています。

次に、従来の出願では先生が願書をとりまとめて志願者の確認をしていたため、Web出願に変わり、志願者が受験校へ確実に手続きできているか不安なのでは、ということです。こちらについてLeySer Web出願システムでは、中学校の先生向けに出願状況を確認できる「中学校サイト」の機能があり、志願者が入力した出願内容の確認や、提出用書類の出力などができますので、従来の手続きに近い形で処理を行っていただけたと思います。

LeySer Web出願を導入して、業務が大きく改善されたものはありますか。

入力や照合作業の省力化でほかの業務もスムーズに。受験票発行も待ち時間短縮。

まず目に見えて大きい効果は、願書の入力作業がなくなったことです。これに割いていた時間を他の入試対応に充てることができ、例年よりもスムーズに業務進行できたと思います。

また受験料については、銀行・郵便振込のみでしたが、Web出願になってからは、クレジットカード・コンビニ払い・ペイジーの中から選択できるようになり、保護者様の支払いの手間が改善されました。なお、決済状況がWeb出願システム上で確認できるため、入金照合作業の負担も減りました。

それに加えて、出願手続きに来られる先生の待ち時間も短縮できました。以前は、先生が願書と調査書を当校事務室まで持参し、その場で提出書類の照合と受験票の発行を行っていたので、志願者数の多い学校様は、発行までお待たせしていました。今は事前に出願情報を確認できるので調査書などの提出書類を受け取り、事前に出力しておいた受験票をすぐにお渡しでき、先生の待ち時間を大幅に短縮できています。

「中学校サイト」を利用した先生方から、意見などありましたか。

小・中学校様の事務作業も軽減されたとの声。

操作等についてお問合せがありましたが、グレープシティ社でも問合せ窓口があり、大きな混乱もなく実施できたと思います。また小・中学校様でも事務対応が軽減でき、進路指導に集中できたという意見もいただきました。先生の中には操作マニュアルにはないような便利な使い方をされている方もいらっしゃるようで、そういった先生の持つ独自のノウハウを地域の中学校や同じ学校の先生同士で共有する方法があれば、より作業の効率化が図れるのではないかと感じています。

Web出願を実施してみて感じた課題や改善点を教えてください。

調査書の提出や配布物のダウンロードもできればより便利に。

願書については、Web出願システムを通じてペーパレス化できたのですが、調査書はまだ紙での提出のため、現状でも先生または保護者様が当校事務室まで持参されています。すぐには難しいかもしれませんが調査書も電子化して、Web出願システムを通じて提出することができれば、双方の業務効率化が可能だと思います。

また、入学時に提出いただく書類も多いため、入学金の決済を終えた方に、配布物等をWeb出願システム上でダウンロードまたは入力できたりするシステムがあると、より一層便利になるのではと思います。

■ システム構成 ■

2019年入試からLeySer Web出願システムを運用開始。
システムはレーザー〈説明会予約〉、レーザー〈Web出願〉、レーザー〈受験料決済〉、レーザー〈合否照会〉、レーザー〈入学金決済〉を利用中。

インターネット出願の導入にあたり、どういった課題を解決したいとお考えでしたか？

志願者の利便性向上と事務局の労力を軽減したい。

都内の私立中学・高校入試でインターネット出願を実施する学校が多くなってきている状況でしたので、当学園も志願者の利便性向上を考え、インターネット出願の導入検討を開始しました。また、願書の受付・内容のチェック・データ入力にたいへん多くの労力をかけていたので、この点の業務効率化も行いたいと考えていました。

LeySer Web出願システムを採用したポイントを教えてください。

フレキシブルな設定とクラウド運用の実績が決め手。

インターネット出願を導入するにあたり、数社のシステムを検討しました。またすでにインターネット出願を実施している近隣の学校からも情報を収集しました。複数システムの中から、グレープシティさんとA社さんの2つに絞り込んで最終検討となりました。A社さんは、グレープシティさんより早くインターネット出願システムを販売されていて導入実績も多く、周辺の学校でも利用されているものでとてもいいシステムでしたが、最終的にはグレープシティさんを選びました。次の3つが決め手になったと思います。

1つ目は、LeySer Web出願システムは願書項目などを自由に設定できるフレキシブルなシステムだったことです。A社さんのシステムは願書項目などの設定の自由度がほとんどなく、私どもが管理したい項目を設定できないことがネックとなりました。

2つ目は、A社さんのシステム販売はとある学習塾さんの系列会社が行っているので、ほかの学習塾さんとの兼ね合いも考えると少し気になりました。そういった点でグレープシティさんは中立の立場であったことはポイントになりました。

3つ目は、当学園の会計や給与計算などの経理関連のシステムは長年グレープシティさんのお世話になっていて、システムの性能や業務サポート面で事務局の信頼がとても厚かったことです。

また、情報収集中にとある学校のインターネット出願で、志願者の個人情報が流出したニュースもありました。クラウドシステムの運用体制やシステムセキュリティも検討ポイントでしたが、グレープシティさんは15年以上会計システムのクラウド運用を行っている実績がありましたので、この点での安心感は大きかったと思います。

LeySer Web出願システムを導入して、どのような効果がありましたか？

願書のデータ化や開封確認の作業がほぼゼロに。

教員は願書のデータ化の作業、事務局は受領した願書の開封と内容確認がほぼゼロになりました。願書の受付は入学試験と同時並行で行われますので、この時期の業務負荷はとても大きかったです。この点は改善したいと考えていましたので、導入してとてもよかったと思います。
入学選抜料の支払いについても以前の銀行振込と比べ、クレジットカードやコンビニ決済であれば支払い状況がシステムですぐ確認できますので、照合作業が大幅に軽減できました。
また、以前は願書を学校まで持ち込まれる方も多く、タイミングによっては受付がたいへん混雑し、志願者の方に長時間お待ちいただくこともありました。インターネット出願に切り替えたことで、こちらも解消できました。

その他、LeySer Web出願システムを利用した効果をお聞かせください。

夜間の出願、受験料の柔軟な決済が可能になり、出願者の利便性が向上。

まず出願された時間ですが、夜間が多かったです。保護者の仕事や家事などの事情を考えると、当然日中よりも夜間であれば時間が自由になるので、時間を選ばず出願可能という点で志願者の利便性はあがったのではないかと思います。
また、受験料の徴収についても、クレジットカードやコンビニ決済に対応したことで、銀行振込と違って時間を気にする必要がなくなり決済しやすくなったかと思います。入学金の決済も（これまでの実績を踏まえて）今年度から導入しました。

ほかの学園様にLeySer Web出願システムを勧めるポイントを教えてください。

安心のサポート体制と使いやすいインタフェースで双方にメリットをもたらすシステム。

まずサポート体制です。インターネット出願を始めるにあたりさまざまな不安があったのですが、システム設定から運用までグレープシティさんのサポートもあり問題なく導入することができました。
次にシステムの使いやすさです。利用された方にアンケートを実施したところ、便利だったというご意見が9割を超え高い評価をされています。アンケートのご意見に「システムは簡潔で分かりやすかったのですが、スムーズ過ぎて本当に出願できているのか少し不安だった」というものもありました。利用する方の使いやすさもしっかり考えたユーザーインタフェース設計がされていると思います。
学園側の業務効率化はもちろんですが、志願者の利便性向上も図れる、双方にメリットをもたらすことができるシステムだと思います。

■ システム構成 ■

2018年入試からLeySer Web出願システムを運用開始。
システムはレーザー〈説明会予約〉、レーザー〈Web出願〉、レーザー〈受験料決済〉、レーザー〈入学金決済〉を利用中。